Bitácora de investigación

Universidad Abierta y a Distancia de México

División de Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología

DCEIT

Bitácora de Investigación

Proyecto: Cadena de suministro

Ing. Ixia Salazar Herrera

2018

Este cuaderno tiene poco valor para otra persona que no sea su dueño (a); sin embargo es muy necesario para ayudar a otras personas. Por ello si en algún momento se extraviara y usted lo encuentra, le rogaré encarecidamente devolverlo a la Ing. Ixia Salazar Herrera en la siguiente dirección:

Universidad Abierta y a Distancia de México

Puebla # 143, Piso E3, Col. Roma Norte, C.P. 06700
Delegación Cuauhtémoc, México D.F. 

También puede informar que usted encontró la bitácora en los teléfonos 01 800 11 27 737

Le expreso el más sincero agradecimiento por el noble gesto de devolverme este cuaderno, ya que con ello estará ayudando a otras personas. 

Bitácora de investigación

“Investigación en el Sistema DIF Hidalgo y sus procesos para la entrega de material y servicios”

Esta investigación tiene como propósito saber qué procesos sigue el personal del Departamento de Adquisiciones, adscrito a la Subdirección General de Planeación, Administración y Finanzas del Sistema DIF Hidalgo; para abastecer de materiales, insumos y servicios a los diferentes centros de asistencia social y poder concluir si ésta dependencia de Gobierno lleva a cabo los procesos de logística y transporte propios de la cadena de suministro.

Fecha: 22/05/2018

Actividad:

Reunión con la Subdirectora de Adquisiciones para conocer de manera general las actividades que realiza su personal a cargo.

-           A las 09:00 horas me encuentro en la oficina de la Lic. Karla R. quien me explica que mediante la implementación de programas y proyectos de asistencia social es como el DIF contribuye a mejorar la calidad de vida de la población más vulnerable en el Estado de Hidalgo. A su cargo, el personal se encarga de atender las requisiciones que llegan de los diferentes centros asistenciales, como:      Casa de la Tercera Edad, CRIH, Casa de la Niña, Casa de las y los Adolescentes, Procuraduría DIF, Casa Cuna, entre otras. Estas requisiciones contienen la lista de materiales que deben atenderse en tiempo y forma para que los centros asistenciales puedan seguir brindando sus servicios. La labor del personal es amplia pues se encargan de procesar la requisición, cotizar con proveedores, generar la orden de compra, asegurarse de que el proveedor entregue los materiales, generar la orden de pago e ingresar las compras al área de contabilidad.

Fecha: 23/05/2018

Actividad:

Entrevistaré al Técnico Especialista para conocer con detalle el proceso que sigue para realizar una compra.

A las 09:00 horas me recibe el señor Luis P. y me lleva a su lugar de trabajo; un área bastante reducida en espacio donde nueve personas más trabajan. Me explica que usan una herramienta de nombre “opergob”, donde se hace la recepción de las requisiciones.  Los pasos que hace en la herramienta son: cambiar el estado  de verificación de contabilidad a recepción de compras, ingresar el número de familia y grupo, justificar la compra, registrar el lugar donde se entregarán los materiales, llamar a proveedores para pedir que coticen los materiales y una vez que reciben como mínimo tres cotizaciones diferentes imprimen un cuadro comparativo de precios, asignan al proveedor que ofrece el precio más bajo y que entra dentro del presupuesto autorizado por el DIF, se registran los precios en opergob y se asigna para orden de compra . Posteriormente  en la herramienta registran que el medio de transporte por el cual debe entregarse la mercancía es vía terrestre, se registra nuevamente la dirección de entrega de materiales, el nombre de la persona responsable de recibir los materiales, el número de folio que la herramienta asigna a la orden de compra para rastrearla y finalmente se autoriza la compra. Al proveedor se le manda correo pidiéndole atender la orden de compra y una vez que entrega los materiales a los centros asistenciales, la persona responsable de recibir el material es quien debe hacer llegar la factura con los sellos correspondientes de responsabilidad al área de adquisiciones y el técnico con la factura en mano puede ya proceder a generar la orden de pago, recabar firmas del supervisor del área y de la subdirectora y finalmente entregar los papeles al área contable.

Le pregunto al técnico si tienen alguna planeación de las rutas terrestres para hacer la entrega de los materiales y responde que no, que es el proveedor quien tiene que absorber los gastos que generen la entrega de materiales así como el medio de transporte.

Interpretación de los datos recabados:

El técnico Luis P. domina las tareas asignadas, de hecho lo hace de manera automática, lo que me indica que si surgiera alguna eventualidad extraordinaria, él no sabría cómo atacar el problema.

Se observan comportamientos monótonos donde la rutina es evidente. El dinamismo es nulo y los procesos comienzan a tergiversarse, dando pie a  errores y retardos.

Impacto de la Experiencia:

En estos dos días pude concluir que el Sistema DIF de Hidalgo, a pesar de que tiene sus propios procesos de logística para el manejo de material, pude observar que tiene un sistema informal en materia de logística y transporte, de hecho ni cuentan con un lugar de trabajo apropiado para llevar a cabo sus tareas; tienen solo dos líneas telefónicas para las 9 personas que trabajan en el área haciendo compras, no cuentan con un correo de la institución sino que usan su correo personal, no tienen capacitación y en general el lugar de trabajo es incómodo.

En cuanto al flujo de información que tiene como objetivo el consumo de stock de productos terminados, el sistema DIF cuenta con los siguientes pasos que sí son propios de la logística:

1.   Gestión de pedidos del cliente; es decir, captación, aceptación y tramitación.

2.  Programación de entrega a clientes (Centros de Asistencia Social)

3.   Gestión de almacenes para el levantamiento y preparación de pedidos.

4.  Gestión de expediciones para el transporte y entrega del producto. Este último punto es responsabilidad del proveedor, no del Sistema DIF.